Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung.

Die in AUDITmobile integrierte Ablaufsteuerung (Workflow) steuert den Freigabeprozess und die regelmäßige Wiedervorlage und Prüfung der Dokumente. Das System lenkt die gesamte Kommunikation und Information.

Das integrierte Wiedervorlagesystem (Reviewsystem) stellt die Aktualisierung und die kontinuierliche Verbesserung des Dokuments sicher.

Ein automatisiertes E-Mail Benachrichtigungssystem unterstützt sämtliche Vorgänge und informiert die Leser bei der Dokumentenfreigabe.

Unterstützung des gesamten Dokumentenzyklus.

  • Versionieren. Erstellen. Prüfen. Freigeben.
  • ​Verteilen. Veröffentlichen.
  • Benachrichtigen. Lesebestätigungen.
  • Archivierung.

Der Gesetzgeber schreibt eine umfassende Dokumentationspflicht vor. Dokumente müssen zum grössten Teil über Jahre nachgewiesen werden.

Lenkung nach der Norm.

  • Die Bewertung und Aktualisierung von Dokumenten (mit erneuter Genehmigung).
  • ​Kennzeichnung der Änderungen des aktuellen Überarbeitungsstatus.
  • Verfügbarkeit der gültigen Fassungen an den jeweiligen Einsatzorten.
  • Lesbarkeit nach durchgeführten Änderungen und leichte Erkennbarkeit.
  • Kennzeichnung und Kontrolle der Verteilung von externen Dokumenten.
  • Verhinderung der Nutzung veralteter Dokumente.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Betriebsalltag.

Mit folgenden Funktionen wird das Dokumentenmanagement in AUDITmobile unterstützt:

Versionskontrolle.
Dokumente werden versioniert, um Änderungen am Inhalt vorzunehmen. Diese Versionen werden erstellt, geprüft und freigegeben. Dokumente werden in regelmäßigen Intervallen zur Prüfung vorgelegt (Review). Der Verantwortliche bewertet die Aktualität und veranlasst gegebenenfalls eine neue Version. Änderungen werden durch einen Versionsvergleich sichtbar.

Lesebestätigungen/Kenntnisnahme.
Dokumente können mit einer Aufforderung zur Abgabe einer Lesebestätigung versehen werden. Die leseberechtigten Teams oder Abteilungen erhalten diese Aufforderung per E-Mail. <Klick.> Über die Verlinkung innerhalb der E-Mail kann direkt auf das Dokument zugegriffen werden. Eine Übersichtsliste zeigt am Dokument an, wer bestätigt hat oder überfällig ist.

Informationsbereitstellung.
Dokumenten- und Revisionslisten, mitgeltende Unterlagen, Vorgangsübersichten, Aufgabenlisten, ein persönliches Infocenter, Nutzungsstatistiken, Formulare, Aufzeichnungen, Fotos, Schulungsunterlagen ...
All diese Informationen können kontextbezogen für Standorte, Abteilungen, Teams zusammengestellt werden.

MS Office Integration.
Bestehende MS Word, Excel, PowerPoint und Visio-Dateien werden in AUDITmobile übernommen. Diese können direkt bearbeitet und gelenkt werden.

Interaktivität.
An Dokumenten können Kommentare hinterlegt werden. Das fördert den Dialog zwischen den Bearbeitern und Lesern. Mit Workflows werden Inhaltserstellung und Aktualitätsprüfung gesteuert.

Einsatzgebiete

  • Wissens- und Informationsmanagement.
  • Intranet. Extranet.
  • QM-Handbuch und -Dokumentation.
  • Formularbereitstellung.
  • Normen. Richtlinien. Gesetze. Standards. Zertifikate. Compliance.
Anwendungsbilder
AUDITmobile - Dokumentation
AUDITmobile - Dokumentation
Prozesslandschaft
Lesebestätigung auf ein Dokument
Versionsvergleich eines Dokumentes
flexibel gestaltbarer Workflow im Modul Dokumentation

Bildnachweise:
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